A partir del 1 de septiembre, Microsoft aplicará cambios en su política de correos electrónicos de instituciones universitarias a nivel mundial, por lo que todas las cuentas @uandes.cl verán reducida su capacidad de almacenamiento de 1 Terabyte a 100 Gigabytes.
Esto aplica para todas las herramientas de respaldo asociadas a Office 365: Sharepoint, OneDrive, Teams y Outlook (todos los buzones), por lo que cada usuario debe revisar su propia cuenta y eliminar aquellos archivos en desuso o que no necesite más para liberar espacio.
Manuales y recomendaciones para una limpieza fácil, rápida y segura:
- ¿Cómo puedo ver cuánto almacenamiento tengo en OneDrive y Outlook?
- ¿Cómo reducir el almacenamiento utilizado por versiones de documentos en OneDrive?
- Instructivo para limpiar la bandeja de entrada de Outlook
- Instructivo para reducir el almacenamiento en la nube
Peso de los archivos:
Pincha en los tres puntos que están al lado del nombre del archivo. Ahí encontrarás la opción “Detalle”, donde se muestra su tamaño.
Archivos adjuntos:
Al mandar un mail, se recomienda compartir documentos como vínculo en vez de archivo adjunto, para evitar que se dupliquen en el buzón de Outlook y en el Sharepoint.
Almacenamiento en la nube:
se sugiere seguir respaldando su trabajo en la nube, pues aporta mayor seguridad y da continuidad operativa al dar acceso a los archivos desde otro lugar físico.
Cuándo utilizar OneDrive:
Esta plataforma es ideal para guardar todo el trabajo que se realice en Office 365, además de otros archivos. Normalmente, se utiliza como espacio de trabajo individual, compartiendo puntualmente algunos archivos de forma personalizada.
Cuándo utilizar Teams:
Sirve para fomentar la comunicación de los grupos de trabajo, evitando por ejemplo, tener que buscar en numerosos correos electrónicos. Con Teams se pueden crear equipos o grupos de trabajo que dispongan de un chat común donde se pueda hablar en tiempo real de los distintos aspectos de un proyecto, asignando herramientas y documentos al mismo.
Los usuarios de un equipo pueden unirse a reuniones, iniciar conversaciones privadas con cualquier miembro, agregar anotaciones, compartir documentos y todo dentro de la misma plataforma. Todo esto, fomenta una colaboración más flexible, más rápida y más frecuente que con otros métodos tradicionales.
Cuándo utilizar Sharepoint:
Cuando se necesite crear un sistema de colaboración profesional dentro de una empresa, por ser ideal para compartir archivos dentro del entorno de trabajo, dando acceso según perfiles de usuario. Cada perfil de usuario tendrá asignado una serie de permisos que le permitirá acceder a determinados archivos.
